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Códigos de Práctica

Para poder adquirir y mantener la Certificación con International Premium Registrars, la Empresa está de acuerdo en cumplir con los siguientes requisitos:


a. La Empresa se asegurará de proporcionar y actualizar el nombre y los detalles de contacto del Representante de la Dirección, quien tiene la autoridad y la responsabilidad de mantener el Sistema de Gestión de la Empresa. El Representante de la Dirección fungirá como contacto con International Premium Registrars y cualquier cambio de Representante de la Dirección debe comunicarse formalmente por escrito a International Premium Registrars a más tardar 30 días después de su nominación.


b. La dirección de correo electrónico del Representante Autorizado (Representante de la Dirección de la Empresa) que aparece en la Solicitud de Certificación (o la que declare posteriormente en caso de algún cambio), será el medio de comunicación válido para el intercambio de información requerido entre las partes. Esto aplica para todas las necesidades de intercambio de información previstas en la propuesta y Contrato de Certificación, así como en los Términos y Condiciones/Código de Práctica y los relativos a las actividades, procesos y procedimientos de Auditoría y Certificación de International Premium Registrars.


c. Representante Autorizado (Representante de la Dirección de la Empresa) podrá de dirigir sus correos electrónicos a su interlocutor de International Premium Registrars de acuerdo al asunto. Asimismo deberá acusar de recibido y/o responder los correos con la información requerida según se le indique en el mismo correo. Las comunicaciones surtirán efecto a partir de la fecha del acuse de recibo o confirmación del destinatario.


d. Representante Autorizado (Representante de la Dirección de la Empresa) deberá proporcionar la información requerida por International Premium Registrars para acreditar la Personalidad del Representante Legal, quien deberá firmar el Contrato de Certificación y cualquiera de sus variantes o modificaciones (enunciadas en el punto 1) según aplique.


e. La Empresa se asegurará de que todos los registros requeridos que se consideren necesarios para demostrar la implementación y la operación del Sistema de Gestión pertinente estén disponibles y accesibles para la realización de las Auditorías, con el fin de completar el programa de evaluación.


f. En caso de que International Premium Registrars determine que la Empresa no ha cumplido con todos los requisitos para el otorgamiento o mantenimiento de la Certificación, le informará a la Empresa sobre los aspectos en los que se ha incumplido y le requerirá la toma de las Acciones Correctivas.


g. Cuando la Empresa demuestre que se han tomado las Acciones Correctivas/Preventivas para subsanar lo anterior (f), dentro del plazo especificado, International Premium Registrars gestionará, con un costo adicional para la Empresa, la repetición de las partes necesarias de la Auditoría, a menos que esto pueda verificarse con eficacia de manera remota.


h. Si la Empresa no cumple con la presentación de las Acciones Correctivas/Preventivas para subsanar lo anterior (f), dentro del plazo especificado, pudiera requerirse que International Premium Registrars repita la Auditoría en su totalidad (con costo adicional para la Empresa).


i. Todo Certificado emitido se relacionará únicamente con el Sitio o los Sitios auditados de la Empresa; el Alcance y la Norma Certificados serán declarados en el Certificado.


j. Los honorarios y gastos serán pagados por la Empresa a más tardar a los 30 días de la fecha de emisión de la factura y con al menos 6 semanas de anticipación a la fecha acordada para la Vista (lo que suceda primero). Cualquier retraso en el pago que origine la necesidad de reprogramar la fecha previamente acordada para la Visita pudiera dar origen a una penalización y eventualmente la Suspensión y Retiro del Certificado.


k. Las Auditorías de Seguimiento y Actividades de Vigilancia de la Empresa por parte de International Premium Registrars son necesarias para el mantenimiento y la continuidad de la Certificación y se llevarán a cabo de acuerdo a la periodicidad establecida en la Propuesta Económica (Anexo A). La Empresa permitirá a International Premium Registrars el derecho de acceso para la realización de dichas actividades siempre que se considere necesario.


l. International Premium Registrars se reservará el derecho de realizar Visitas sin previo aviso, según se requiera.


m. Las Empresas que solicitan la Certificación deberán haber realizado previamente al menos una Auditoría Interna y una Revisión de la Dirección. Las Empresas Certificadas por International Premium Registrars tienen el requisito de realizar sus Auditorías Internas y Revisiones de la Dirección por lo menos una vez al año.


n. Todas las Empresas Certificadas por International Premium Registrars deberán mantener un registro de todas las Quejas de sus Clientes relacionadas con las actividades cubiertas por el Alcance de las Operaciones indicado en el Certificado, y lo pondrán a disposición de International Premium Registrars previa solicitud según se requiera.


o. La Empresa Certificada deberá apegarse a las Reglas para el Uso de Marcas de Certificación/Logotipos de International Premium Registrars publicadas en Sitio Web de International Premium Registrars http://www.ipregistrars.com. También pueden solicitarse a sales@ipregistrars.com.


p. En su caso, International Premium Registrars notificará a la Empresa acerca del uso inadecuado de las Marcas de Certificación/Logotipos o sobre cualquier declaración imprecisa acerca del Alcance o estatus de la Certificación y le solicitará la devolución del Certificado correspondiente. Si en un plazo máximo de 30 días la empresa no ha devuelto el Certificado, International Premium Registrars pudiera tomar las acciones legales correspondientes.


q. En caso requerido, la Empresa aceptará la presencia de los Representantes Autorizados del Organismo de Acreditación correspondiente, como observadores de la Auditoría realizada por International Premium Registrars. Esto será únicamente para permitir que el Organismo de Acreditación revise las actividades y la conducción de la Auditoría por parte del equipo de Auditoría de International Premium Registrars. La presencia de un Organismo de Acreditación no afectará de manera alguna ni la confidencialidad ni los procesos de toma de decisiones de International Premium Registrars para el otorgamiento y mantenimiento de la Certificación.


r. La Oficina Principal de International Premium Registrars mantienen la responsabilidad y la autoridad exclusivas para las decisiones de Aprobar, Mantener, Renovar, Extender, Reducir, Suspender y Retirar la Certificación de las Empresas.